Reglement van Orde (ALV)
De Algemene Ledenvergadering is het hoogste (bestuur)orgaan van de vereniging. Onze leden bepalen samen met het bestuur en de commissievoorzitters de richting van de activiteiten van de vereniging voor de komende periode.
Regelement van orde bevat alle belangrijke componenten voor de ALV waaronder de stemprocedure, stemrecht en door wie de vergadering wordt geleid. Het regelement van orde hoort in lijn te staan met het huis regelement en de statuten.
Tot de bevoegdheden van de ALV behoren de volgende zaken:
- Wijzigen statuten
- Benoemen en afzetten bestuurders
- Benoemen en afzetten commissievoorzitters
- Dechargen van bestuurders (het ‘eervol ontslaan’ van een bestuurder)
- Goedkeuring van de jaarplanning, begroting en de jaarrekening
- Het uitsluiten van een lid
In de statuten kan worden vastgesteld dat bepaalde taken en bevoegdheden van de ALV door de ALV kunnen worden uitbesteed aan de commissies. De ALV kan het dechargen tegenhouden wanneer een bestuurslid bepaalde taken of activiteiten (nog) niet heeft uitgevoerd.
De ALV wordt tweemaal per jaar gehouden. Eén keer aan het begin van het schooljaar en één keer voor het einde van het schooljaar. Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerder ledenvergaderingen te houden. Het bestuur is verplicht om leden tenminste twee weken van tevoren uit te nodigen voor de ALV. Dit oproep wordt via de mail en whatsapp aangekondigd. Bij het verzenden van de uitnodiging wordt (concept)agenda en alle informatieve bijlages van de vergadering verstuurt. De Voorzitter leidt ten alle tijden de vergadering. Bij afwezigheid van de voorzitter zal de secretaris deze taak op zich nemen.
Extra ALV
Het bestuur kan ten alle tijden een extra ALV organiseren om beleids- of begrotingswijzingen door te voeren het gedurende jaar. Tussentijds kunnen leden ook een verzoek indienen voor een extra ALV, als tenminste tien procent van de stemgerechtigde leden dit wil. Zij moeten dan een schriftelijk verzoek aan het bestuur indienen. Het verzoek moet gemotiveerde, met bijgevoegde agendapunt(en) voor de vergadering. Het bestuur is verplicht binnen vierweken deze ledenvergadering te laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan kunnen de leden zelf een ledenvergadering bij een roepen. Hier moet het bestuur op de hoogte van worden gebracht.
Stemprocedure
Elk lid heeft een stem en mag deze per voorstel gebruiken. Een voorstel kan enkel worden aangenomen indien de meerderheid van de ALV voor heeft gestemd. Dit betekent de helft plus een. Leden die niet bij de ALV aanwezig zijn kunnen stemmen door een machtiging aan één aanwezig lid mee te geven. Een machtiging is een briefje voorzien van stem (voor, tegen, onthouding of blanco) en handtekening van het niet aanwezige lid. De machtiging moet vóórdat de vergadering begint aan de voorzitter van de vergadering overhandigd zijn. De machtiging tellen niet mee voor het hierboven genoemde quorum. Om een rechtsgeldig besluit te nemen en überhaupt tot een stemming over te gaan dienen er tenminste meer leden dan bestuurders bij de Algemene Ledenvergadering aanwezig te zijn. Dit wordt ook wel quorum genoemd.
Indien er ergens voor wordt gestemd zijn er de volgende stemmogelijkheden:
- Voor: je bent voor het voorliggende voorstel
- Tegen: je bent tegen het voorliggende voorstel
- Onthouding: je bent tegen de stemprocedure, maar telt wel mee als stemgerechtigde. In de theorie word je stem dus bij de tegenstemmen geteld.
- Blanco: je stemt eigenlijk niet mee, je wordt ok niet meegeteld als stemgerechtigde (en dus ook niet voor het quorum).
Er kan op de volgende manieren gestemd worden tijdens de ALV:
- Per acclamatie, door te klappen. Dit geldt vooral voor voorstellen waarbij ervan uit wordt gegaan of tijdens de ALV duidelijk is geworden dat iedereen het ermee eens is. Er kan dus per acclamatie gestemd worden.
- Door het opsteken van handen.
- Op papier. Bij stemmen over personen wordt er gebruikelijk op papier gestemd, omdat dit anoniem behoort te zijn.
Statuswijziging
De vereniging kan geen wijzing in de statuten aanbrengen zonder de ALV. Hiervoor geldt oproeping tot de ALV ter behandeling van een voorstel statuswijzing. Dit behoort tenminste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van het desbetreffende voorstel, waarin wijzingen woordelijke in zijn opgenomen met daartoe geschikte plaats voor leden ter inzage tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden of naar alle leden toegezonden. Het stemmen voor een statuswijzing vergt tenminste twee/derde van uitgebrachte stemmen waarin tenminste twee/derde van de leden is (ver)tegenwoordig is. Het machtigen van een led voor stemmen op statuswijzing is toegestaan.
Wanneer niet aan de criteria voor statuswijzing wordt voldaan, is het bestuur verplicht om binnen vier weken na de ALV een nieuwe ALV te organiseren. Tijdens deze tweede vergadering is het aantal stemmen en het aantal leden niet van toepassing mits er een meerderheid van tenminste twee/derde is onder de uitgebrachte stemmen. Statuswijzing treedt in werking nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt, voor het wijzigen is ieder bestuurslid bevoegd.
bestuurswissel
Kandidaten melden zich aan bij het zittende bestuur met motivatie en eventuele plannen voor het komende bestuursjaar. Het zittende bestuur zal een kandidaatsbestuur samenstellen, de ALV kan toestemmen of weigeren. Bij weigering zal over alle opgegeven kandidaten gestemd worden en nader gestemd worden wiens van de kandidaten, welke bestuursfuncties zal bekleden. Bij het stemmen voor een bestuurswissel tijdens de Algemene Ledenvergadering wijst het bestuur één persoon van de Algemene Ledenvergadering die samen met één lid van het bestuur de stemmen stelt. De geheimhouding van deze stemming behoort anoniem en gewaarborgd te zijn.
Gebruikelijke ALV’s
Het is voor Studievereniging Source verplicht om minstens 2 Algemene Ledenvergaderingen per jaar te organiseren. Het wordt aangeraden om 3 Algemene Ledenvergaderingen te organiseren wanneer ten minste één vergadering het quorum niet heeft gehaald. Het onderstaande schema laat zien welke data gekoppeld aan onderwerpen ten gunste is voor de Studieverenging. Het is belangrijk om je leden tijdig en structureel up-to-date te houden.
Maand | Vergadering | Standaard agendapunten |
September/oktober | Jaarvergadering | Jaarverslag + jaarrealisatie bestuurDecharge bestuur Benoemen nieuw bestuur (& RvA, KasCO)Benoemen CommissievoorzittersBeleidsplan + begroting nieuw bestuurJaarplanning |
Januari/februari | Halfjaarvergadering | Halfjaarevaluatie Herverdeling Jaarplanning bijstellen |
Mei/juni | Voordracht vergadering | Update bestuurVoordracht kandidaatsbestuur (& commissievoorzitters, RvA, KasCo)Jaarevaluatie |
Jaarvergadering
Tijdens de ALV presenteert het oude bestuur het jaarverslag en de jaarrealisatie. Na of tijdens de presentatie kan de ALV-vragen stellen, waarna er over beide documenten (los van elkaar) gestemd wordt. Als beide documenten zijn aangenomen kan het oude bestuur gedechargeerd worden en zijn zij dus officieel geen bestuur meer. Er is dus eigenlijk altijd een periode (meestal september) waarin het nieuwe bestuur al aan het werk is, maar het oude bestuur officieel gezien ook nog bestuur is. Zij worden pas gedechargeerd als het jaarverslag en de jaarrealisatie zijn aangenomen. Dit is verder geen probleem. Het kan voorkomen dat de ALV het jaarverslag of de jaarrealisatie nog niet voldoende vindt. Op dat moment kan de ALV twee dingen besluiten:
- Het jaarverslag/de jaarrealisatie wordt met wijzingen aangenomen. De ALV geeft het oude bestuur dan het vertrouwen dat zij de commentaren nog in het verslag verwerken.
- Het jaarverslag/ de jaarrealisatie wordt niet aangenomen, waardoor het bestuur dus niet gedechargeerd kan worden. Er moet dan binnen twee weken een nieuwe ALV georganiseerd worden waar de verbeterde versie opnieuw wordt gepresenteerd. Voor het nieuwe bestuur heeft dit verder geen gevolgen, zij gaan gewoon door met hun taken.
Het nieuwe bestuur zal tijdens deze vergadering de jaarplanning toelichten en de ALV laten stemmen.
Alle plannen van commissies worden door commissievoorzitters gepresenteerd. Hierbij wordt uiteindelijk door de ALV gestemd op de plannen. Voor beide geldt ook dat de plannen aangenomen kunnen worden, aangenomen kunnen worden met wijzingen en niet aangenomen kunnen worden. Wanneer plannen niet worden aangenomen zal er een nieuwe ALV gepland moeten worden. Er zal opnieuw gestemd moeten worden voor de plannen.
Halfjaarververgadering (optioneel/niet verplicht)
Tijdens de tweede ALV presenteert het bestuur de realisatie van het eerste halfjaar en wordt hierop volgend ook op geëvalueerd. De vergadering is vooral bedoeld om leden up-to-date te houden over hoe de verenging ervoor staat. De evaluatie van het bestuur behoort gepubliceerd te zijn naar alle leden tenminste 2 weken voor de vergadering. De penningmeester laat zien welke uitgaves en inkomsten er zij verworven in het afgelopen half jaar. Tijdens halfjaarvergadering hoeft in principe niet gestemd te worden en vooral informatief bedoeld. Op deze regel geldt een uitzondering: het bijstellen van budgetten.
Voordrachtsvergadering
Tijdens de laatste ALV: voordrachtvergadering geeft het bestuur even een algemene update over hoe het gaat met de vereniging. Het nieuwe bestuur, commissievoorzitters en eventueel RvA en KasCo voor het nieuwe jaar worden voorgedragen. Het huidige bestuur stelt de nieuwe potentiele bestuursleden voor en motiveert aan de ALV waarom zij geschikt zijn voor een bestuursfunctie. De ALV mag vervolgens vragen stellen aan de potentiele bestuursleden. De vragen mogen niet te ver inhoudelijk op het beleid ingaan aangezien zij nog geen verkozen bestuur zijn. Na de vragenronde wordt er over het nieuw bestuur, commissievoorzitters en eventueel RvA en KasCO gestemd.