Privacybeleid AVG/GDPR

S.V. Source Eindhoven

Gegevens Vereniging

Studievereniging Source Eindhoven

Emmasingel 28

5611 AZ, Eindhoven

Privacybeleid

Binnen Studievereniging Source wordt gewerkt met persoonsgegevens van studenten, leden en partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk gebruikt bij leden voor administratie en financiële doeleinden. Leden moeten erop kunnen vertrouwen dat Studievereniging Source zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Studievereniging Source is zich bewust dat dynamische wereld met nieuwe technologische ontwikkelingen continue andere verplichtingen met zich mee brengt. Studievereniging Source zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. Studievereniging Source draagt zorg voor de gegevens en informeert haar leden tijdig indien veranderingen of aanpassing inwerkingtreden.

Het bestuur en voorzitters van commissies spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. Studievereniging Source geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele verenging waaronder processen, onderdelen, objecten en gevensverzameling van de Studievereniging. Dit privacy beleid van Studievereniging Source is in lijn met het algemene beleid van de vereniging, gemeentelijke en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

Studievereniging Source is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid.

Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

Uitgangspunten

Studievereniging Source gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De studieverenging houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

De studievereniging zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

Studievereniging Source verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaald doel. De studievereniging streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Speciale persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Persoonsgegevens worden na het ontbinden van lidmaatschap verwijderd. Persoonsgegevens die gebruikt worden als basis voor statistische uitkomsten worden niet herleid naar een persoon. Gegevens die geanonimiseerd zijn mogen wettelijk gebruikt worden.  Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om administratieve taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Persoonsgegevens worden door Studieverenging Source maximaal vijf jaar bewaard. Na het vijfjaarlijks termijn worden deze gegevens vernietigd of geanonimiseerd.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Studievereniging Source gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met bevoegdheid en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de Studievereniging voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Het bestuur en voorzitters van commissies handhaven de regels binnen de verenging omtrent de wetten privacy zoals: Wet Bescherming Persoonsgegevens, Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming en Privacy Impact Assessment.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de Studieverenging afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Bij uitwisseling met derde zal de betreffende persoon of personen eerste op de hoogte gebracht worden van de situatie. Deze afspraken voldoen aan de wet. Studievereniging Source controleert deze afspraken elke schoolperiode.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken leden en studenten aangedaan.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

Studievereniging Source honoreert alle rechten van betrokkenen. Het beleid wordt iedere kwartaal geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via mail. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op de website of aan te vragen via sourceeindhoven@fontys.nl .

Definities

Om verwarring in dit beleid te voorkomen is hieronder een opsomming te vinden van alle definities die leiden tot dezelfde bepaling(en):

Studieverenging Source kan aangeduid worden als: de studieverenging, de verenging, studieverenging,

Source, S.V. Source

Autoriteit Persoonsgegevens kan aangeduid worden als: AP

Wet Bescherming Persoonsgegevens kan aangeduid worden als: WBP

Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming kan aangeduid worden als: AVG

Privacy Impact Assessment kan aangeduid worden als: PIA

Privacyreglement Studievereniging Source

In dit reglement laat Studievereniging Source zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Dit regelement is van toepassing op studenten, leden en partners.

  1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), inwerking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA)

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

  1. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle locaties van Studievereniging. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de Studievereniging plaatsvinden.

  1. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de Studievereniging zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de Studievereniging worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de Studievereniging zijn onder andere de voorzitter, secretarissen, penningmeester en de voorzitters van commissies.

  1. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

  • Verzamelen, vastleggen en ordenen
  • Bewaren, bijwerken en wijzigen
  • Opvragen, raadplegen, gebruiken
  • Verstrekken door middel van doorzending
  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat
  • Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
  • Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
  • Voor de goede vervulling van administratieve taken
  • Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder(belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

Studievereniging Source zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een bevoegdheid. Daarnaast beveiligt de Studieverenging alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

  1. Transparantie en communicatie

Studievereniging Source informeert leden evenals studenten over het wijzigen en verwerken van persoonsgegevens. Leden en studenten worden op de hoogte gesteld van de manier waarop de studieverenging met de gegevens om zal gaan en de doeleinden van gebruik.

Verwijdering

Studievereniging Source bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Persoonsgegevens worden verwijderd wanneer de lid of studenten diploma behaald en geen toestemming verleend voor het alumninetwerk. Bijzonder persoonsgegevens worden niet door Studievereniging Source opgeslagen. De uitzondering geldt hierop bij evenementen waarbij deze gegevens cruciaal zijn voor de gezondheid of het welzijn van het lid of student. Na afronding van het evenement worden bijzondere persoonsgegevens per direct verwijderd uit de database. Verwijdering van gegevens betekent het vernietigen van de gegevens of het aanpassen van de informatie waardoor de gegevens niet meer gebruikt kunnen worden voor een persoons te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan studievereniging te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de studievereniging om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de studievereniging te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De studievereniging zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend kan worden. De studieverenging heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de studievereniging laten weten wat er met verzoek gebeurt. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid bezwaar in te dien of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de studievereniging aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats bij geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van de persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoons te categoriseren. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: interesses, gedrag, locatie of situaties.

Deze gegevens worden door Studievereniging Source niet opgeslagen en verwerkt.

Profilering doormiddel van gebruik van de website waarbij Studievereniging Source diensten bekijkt mogen geen acties ondernomen worden voor het aanbieden van diensten aan de persoon. Studievereniging Source mag wel bekijken hoe vaak de dienst bekeken is, specifieke gerichte advertenties mogen niet aangeboden worden. Hiernaast geeft de wet aan de er geen besluit mag worden genomen op basis van deze gegevens, profilering.

Studieverenging Source maakt geen gebruikt van deze gegevens evenals gerichte advertenties.

Big data en tracking

Door middel van big dataonderzoek en tracking kunnen gegevens waaronder bijzondere persoonsgegevens verzameld worden. Deze gegevens mogen niet herleid worden naar een natuurlijk persoon of verbonden worden met gegevens in database.

Studievereniging Source maakt geen gebruik van big dataonderzoek of tracking.

  1. Plichten van de vereniging

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

Studievereniging Source is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de studievereniging de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
  • De doelen van de verwerking;
  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen
  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
  • Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist
  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit betekent wanneer er een grootschalige geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt. Studieverenging Source maakt geen gebruik van grootschalige geautomatiseerde verwerkingen.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de Studieverenging dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de Studievereniging dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als de Studievereniging een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze kan ingediend worden via Sourceeindhoven@fontys.nl

Disclaimer: Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.